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根據(jù)醫(yī)院結合自身情況，結合《中華人民共和國合同法》《中華人民共和國政府采購法》等相關法律法規(guī)和實施條例，制定出適合本醫(yī)院發(fā)展的醫(yī)院合同管理制度和組織管理體系。

1. 明確職責與分工

建立明確的審批流程來確保合同條款科學、合理，避免因合同條款中的漏洞而產生的經濟、法律風險。醫(yī)院后勤部門（科室）、歸口管理部門（后勤）、財務部門、采購部門、法務部門、分管院領導（或總會計師）共同參與，有條件的情況下，可聘請專業(yè)法律人員參與合同審核和糾紛管理。

2. 規(guī)范合同簽署的前置條件

制定合同管理制度的時候要明確合同簽署和公章的管理規(guī)定，合同簽署蓋章前需有相關的集體聯(lián)簽、會議紀要、審批記錄等決策性文件和支撐性材料。

3. 建立合同履行管理的相關制度

把合同履行責任明確到具體執(zhí)行部門及主要人員，并且將合同條款的執(zhí)行情況與醫(yī)院的考核體系相結合，利用體系化的力量促進合同管理質量的提升。

1. 合同擬定的流程應當前置

在項目招標之前就要由財務部門、后勤部門、法務部門共同研討項目招標文件的可行性以及相應的合同文件主要條款的合理性。審核重點是雙方的權責等核心條款以及可能在中標后簽訂合同時有爭議的條款，并提前將其寫入招標文件中。

以往，后勤服務社會化服務合同的起草往往由中標服務商完成，因服務商對技術條款比較熟悉，具備現(xiàn)成的模板，可以節(jié)省醫(yī)院的時間成本，但服務商起草的合同條款也有可能隱藏對醫(yī)院不利的內容，因此醫(yī)院應該要嚴格把關或采用醫(yī)院自行擬定的模板。

合同起草完畢后應按醫(yī)院合同審批流程進行層層把關，例如：醫(yī)院后勤部門對合同全部條款進行審核把關；醫(yī)院聘請的專業(yè)法律顧問從法律層面對合同條款進行風險審核，降低法律風險的同時避免出現(xiàn)不利于醫(yī)院的條款；醫(yī)院審計部門從審計角度出發(fā)對合同進行執(zhí)行前的內部審核；財務部門針對合同中的結算方式、付款方式等經濟條款進行審批等。在整個審核過程結束后，由后勤業(yè)務部門結合審核部門提出的意見或建議，對合同進一步完善、溝通和確認。最后，由后勤分管的副院長、院長進行最終審批。

2. 招標完成后的訂立合同階段查漏補缺

醫(yī)院招標完成后，在合同訂立階段要進行查漏補缺，通過進行逐級修訂、審核、審批，減少風險。一是審核服務方的資信與履約能力，重點包括合同條款符合法律規(guī)定、合同主體資格合法，并具備履約能力，合同內容和招標文件內容一致。二是審核合同條款是否嚴謹，重點圍繞服務商條款內有關合同價款、支付條件等諸多內容和招標、議標結果的一致性進行審核，以及關注預留保證金的合理性、違約責任與解決手段的有效性等。三是審核后勤服務社會化合同資料，包括招投標文件以及中標通知書等，必須保證合同文本的規(guī)范性、內容的真實性、表述的嚴謹性，從而有效降低簽訂合同的風險性。四是檢查中標服務方在投標時是否作出優(yōu)于招標參數(shù)要求的相關承諾，將其補充寫入合同。

在執(zhí)行合同的階段，為了確保后勤服務社會化合同能夠有效履行，醫(yī)院后勤管理部門需要代表醫(yī)院依照服務合同，認真履行對后勤服務方的監(jiān)督管理職能并履行相應的義務。主要包括：按照醫(yī)院內部規(guī)定和合同條款對后勤社會化服務項目實行合同管理、質量監(jiān)督、考核和評估；代表醫(yī)院協(xié)調好與服務方之間的關系；按合同約定及時撥付后勤服務管理費用；當出現(xiàn)爭議或合同內容需要補充時，后勤管理部門要及時和服務方溝通、協(xié)商，共同尋找解決方案。

在后勤服務合同履行期間，后勤部門應重點關注如下方面。

1. 定期檢查考核服務企業(yè)的履約情況

合同履行期間，醫(yī)院后勤管理部門（科室）需對服務企業(yè)進行檢查和考核，確認服務流程與服務質量是否存在與服務合同不符之處，針對發(fā)現(xiàn)的問題及時通知服務企業(yè)進行整改，針對出現(xiàn)的重大違約行為要及時提出處理建議（包括終止合同）。

2. 自覺履行合同約定的義務

后勤社會化服務合同中關于醫(yī)院的義務，除了按時向服務企業(yè)支付服務費用外，一般還包括為服務企業(yè)提供一定面積的辦公空間、為服務企業(yè)人員進入醫(yī)院管控區(qū)域工作辦理許可證件等，醫(yī)院后勤管理人員應自覺履行合同約定的醫(yī)院的業(yè)務，為服務企業(yè)正常開展服務創(chuàng)造必要的條件。

3. 嚴格服務費用支付管理

醫(yī)院后勤社會化服務項目通常合同約定的服務周期較長，費用支付通常涉及預付款和進度款的支付，以及尾款結算和保證金的退還等管控工作。合同執(zhí)行部門必須嚴格按照合同約定的支付形式、比例和時間節(jié)點、支付條件等進行適時支付，尤其應免出現(xiàn)服務款超進度以及超比例支付等問題出現(xiàn)。

4. 合同終結管理

在雙方履行完后勤社會化服務合同約定的義務后，除應按照合同約定辦理結算外，還需對提供給服務企業(yè)在合同有效期內使用的建筑物及設備設施進行全面檢查，如因服務商原因導致相應不動產以及設備設施損壞的，應要求服務商按照合同約定承擔賠償責任。

醫(yī)院后勤部門應該選用責任心強、有專業(yè)背景的合同管理人員，并定期開展培訓。培訓的廣度和深度都應與時俱進，傳授先進的合同管理理念，以適應市場經濟的發(fā)展和后勤社會化的趨勢。同時應結合醫(yī)院后勤管理的特點，加強對合同管理人員的業(yè)務培訓，管理人員應掌握法律知識、談判技巧、合同管理知識以及一些管理軟件的操作，才能熟練處理合同管理中的問題，主動有依據(jù)的維護醫(yī)院的權利，并不損害后勤服務商的合法權益。必要時，可以請法律專家進行案例教學，從而全面提升合同管理人員的素質。

合同管理人員的經驗交流必不可少，各大型醫(yī)院的合同管理辦法各不相同、各有所長，可以組織交流會和探討會，讓優(yōu)秀的醫(yī)院后勤合同管理人員介紹其特色和經驗，促進相互學習，同時能夠討論疑難問題，解決方案供各醫(yī)院參考。

合同管理信息化是合同管理發(fā)展的總體趨勢。以現(xiàn)代通信、網(wǎng)絡、數(shù)據(jù)庫技術為基礎，從準備、起草、簽署、履行等相關的環(huán)節(jié)入手，建立完善的信息化管理制度，將合同各要素匯總至數(shù)據(jù)庫，將信息資源提供給各層次的管理人員，從而及時的掌握合同的審核、修訂等情況，既可以提高管理合同的效率，避免出現(xiàn)差錯，也可以對合同風險進行事前預警、事中預警（如超額支付進度款、超合同預算等）、時間線管理等，還能促進醫(yī)院實現(xiàn)無紙化辦公，促進醫(yī)院節(jié)能減排。

合同管理信息化還有利于簡化管理流程和保密工作，醫(yī)院后勤部門可設置對應的模塊，通過將合同管理制度和流程固化于信息系統(tǒng)中，建立合同范本庫；設立合同審核會簽模塊、合同履行模塊、合同執(zhí)行監(jiān)管模塊、合同結算模塊、合同變更模塊等，流程自動流轉；能夠對醫(yī)院整體的預算管理、招投標管理、合同管理實現(xiàn)動態(tài)跟蹤，實時提供歷史數(shù)據(jù)；可有效掌握合同進展程度；合同審批和執(zhí)行過程中的人員交接與變更均能留下電子記錄，提高合同審批的透明度和合同履行的規(guī)范性等。

合同的信息化管理可作為醫(yī)院后勤信息化建設的一部分，促進醫(yī)院后勤工作效率的提升，避免拖沓等人為因素產生的負面影響。