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醫(yī)療信息化項(xiàng)目的實(shí)施文檔，你真的了解嗎？

發(fā)布時(shí)間：2023-01-17 來(lái)源：筱筱創(chuàng)新工作室 瀏覽量： 字號(hào)：【加大】【減小】 手機(jī)上觀看

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（一）應(yīng)急救援的項(xiàng)目

筆者前一陣子時(shí)間陽(yáng)了，后來(lái)應(yīng)急援一個(gè)項(xiàng)目，某醫(yī)院信息項(xiàng)目的實(shí)施已經(jīng)完成了所有前期的項(xiàng)目準(zhǔn)備工作，但就在這節(jié)骨眼上，原來(lái)的項(xiàng)目經(jīng)理與領(lǐng)導(dǎo)理念不合離職了，留了一大攤子的事情需要收拾。信息系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施中一大忌諱就是臨陣換將，因?yàn)檫@個(gè)事情已經(jīng)把項(xiàng)目的進(jìn)度給延遲了，全院上下也處于極度不滿意當(dāng)中，但這還不是最要命的，最讓我頭疼的是：這個(gè)項(xiàng)目沒(méi)有一份經(jīng)得起推敲的文檔，不但沒(méi)有詳細(xì)的實(shí)施計(jì)劃，沒(méi)有清晰的業(yè)務(wù)調(diào)研報(bào)告，也沒(méi)有前期的業(yè)務(wù)解決方案，更沒(méi)提在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中涉及到的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)登記冊(cè)、項(xiàng)目會(huì)議紀(jì)要、項(xiàng)目需求列表等更詳細(xì)的實(shí)施文檔記錄了。

（二）案例分析

在過(guò)去的許多年里，信息系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施基本上就是“作坊式”的實(shí)施，基本上沒(méi)有章法，實(shí)施信息工程師想怎么做就怎么做，所有的知識(shí)都在腦袋里，項(xiàng)目做完以后，除了長(zhǎng)了點(diǎn)工程師的個(gè)人經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于醫(yī)院和公司而言，什么也沒(méi)有留下。
這種“作坊式”實(shí)施經(jīng)過(guò)幾年的項(xiàng)目管理理論指導(dǎo)，信息系統(tǒng)軟件廠商都開(kāi)始注重項(xiàng)目實(shí)施方法論的建設(shè)，也開(kāi)始強(qiáng)調(diào)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的“關(guān)鍵成果與里程碑檢查”，項(xiàng)目實(shí)施文檔就成了“必需品”，也提出了“項(xiàng)目實(shí)施文檔一個(gè)不能少”的口號(hào)，算是解決了項(xiàng)目實(shí)施文檔從無(wú)到有的過(guò)程。但面臨的是一個(gè)新問(wèn)題，那就是項(xiàng)目實(shí)施文檔的質(zhì)量問(wèn)題。
許多企業(yè)在構(gòu)建了項(xiàng)目實(shí)施方法論之后，都會(huì)有一個(gè)實(shí)施模板，模板這個(gè)東西呢，原本是想讓實(shí)施工程師提高項(xiàng)目實(shí)施的效率，因?yàn)榭梢圆挥盟伎嘉臋n的結(jié)構(gòu)了。還是拿業(yè)務(wù)解決方案來(lái)說(shuō)，第一步先講業(yè)務(wù)背景，第二步畫(huà)個(gè)業(yè)務(wù)流程圖，第三步做個(gè)流程說(shuō)明，第四步做個(gè) 當(dāng)前流程問(wèn)題解析，第五步做個(gè)建議方案(可能會(huì)有方案--、二、三)，第六步再做個(gè)方案對(duì)比和建議，一個(gè)方案基本就算出來(lái)了。但實(shí)施信息工程師有了這樣的模板之后，就突然不會(huì)思考了，為什么這么說(shuō)呢?“人都是有惰性的”，這句話你不得不承認(rèn)吧。那好，因?yàn)樗形臋n的結(jié)構(gòu)都一樣的，再看看內(nèi)容，好像大多數(shù)醫(yī)院的業(yè)務(wù)場(chǎng)景也差不多。找三個(gè)歷史項(xiàng)目的業(yè)務(wù)解決方案出來(lái)， 參照著Copy， 一個(gè)方案就可以快速出爐， 修整一下就可以給醫(yī)院使用了。

這樣的業(yè)務(wù)解決方案，從某個(gè)業(yè)務(wù)場(chǎng)景和要點(diǎn)來(lái)看，好像很有道理。但從整體業(yè)務(wù)解決方案來(lái)看，前后業(yè)務(wù)場(chǎng)景脫節(jié)，甚至出現(xiàn)矛盾；或者是醫(yī)院的重要業(yè)務(wù)需求漏掉了，壓根沒(méi)有體現(xiàn)出來(lái)；還有就是對(duì)著某個(gè)業(yè)務(wù)場(chǎng)景仔細(xì)一琢磨，才發(fā)現(xiàn)醫(yī)院的業(yè)務(wù)現(xiàn)狀根本不是這么一回事，醫(yī)院想要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)也不靠譜，結(jié)果業(yè)務(wù)解決方案就這么被套成了“擺設(shè)”，醫(yī)院就只是當(dāng)成了參考資料來(lái)用，根本沒(méi)有起到與醫(yī)院明確項(xiàng)目范圍、目標(biāo)實(shí)現(xiàn)方法的作用。
接下的事情就會(huì)讓這個(gè)項(xiàng)目非常慘了。因?yàn)榍捌诘臉I(yè)務(wù)解決方案醫(yī)院根本沒(méi)有怎么進(jìn)行確認(rèn)，或者即便讓醫(yī)院確認(rèn)了，也是“擺設(shè)”，醫(yī)院可以在你做方案的時(shí)候聽(tīng)你擺布，聽(tīng)你一通忽悠，把方案給簽了；但到了上線的時(shí)候，醫(yī)院可就“秋后算賬”了，一會(huì)看到這個(gè)流程跟自己的業(yè)務(wù)不相符，一會(huì)看那個(gè)功能在系統(tǒng)中沒(méi)有提供，再看看業(yè)務(wù)流程設(shè)置得挺完美，但就是在醫(yī)院這里用不起來(lái)，因?yàn)檫€有人家的特殊情況呢。項(xiàng)目到了這個(gè)時(shí)候，要讓醫(yī)院把系統(tǒng)用起來(lái)，怎么辦?改吧，要不軟件改配置，要不醫(yī)院改流程，甚至要求改軟件，一直改到雙方都受不了這個(gè)折磨了，那行，大家都退一步，將就著用吧，這個(gè)系統(tǒng)就這樣推上線了，到了最后這個(gè)系統(tǒng)的應(yīng)用效果如何呢?基本上是實(shí)施信息工程師一撤，系統(tǒng)基本就廢了，成了真正的“擺設(shè)”。
上述場(chǎng)景絕非筆者危言聳聽(tīng)， 信息系統(tǒng)項(xiàng)目的失敗會(huì)有許多種“死法”， 但這種“死法”醫(yī)院真的是很冤。那我們應(yīng)該如何來(lái)解決信息系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的文檔質(zhì)量問(wèn)題呢?這還得對(duì)我們的項(xiàng)目實(shí)施文檔作一個(gè)解析。

（三）項(xiàng)目實(shí)施文檔

在醫(yī)療信息項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中用來(lái)記錄、描述、展示實(shí)施工作過(guò)程所生產(chǎn)的文檔， 或者是對(duì)項(xiàng)目活動(dòng)結(jié)果的描述、規(guī)定或報(bào)告。從上述定義中可以看出， 醫(yī)療信息項(xiàng)目實(shí)施文檔可以分為成果文檔和過(guò)程文檔兩大類。成果文檔作為項(xiàng)目實(shí)施工作交付產(chǎn)物的一個(gè)組成部分，是項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的必備文檔。而過(guò)程文檔記錄了項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的各類信息，是項(xiàng)目實(shí)施人員或是公司管理層進(jìn)行決策的重要依據(jù)，也是實(shí)施過(guò)程中非常寶貴的資產(chǎn)。
項(xiàng)目實(shí)施文檔有什么作用?
（1）文檔能提高實(shí)施過(guò)程的能見(jiàn)度：實(shí)施成員用一定時(shí)間編制、整理實(shí)施文檔，可以使實(shí)施人員對(duì)各個(gè)階段的工作進(jìn)行周密思考、理順和找出存在的問(wèn)題，從而減少差錯(cuò)，提高項(xiàng)目實(shí)施質(zhì)量。
（2）文檔能規(guī)范實(shí)施問(wèn)題的處理：項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中難免會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題，但問(wèn)題產(chǎn)生的原因是什么?是誰(shuí)的責(zé)任?應(yīng)該由誰(shuí)來(lái)解決?是否已經(jīng)得到有效解決?這一切都依賴于良好的項(xiàng)目實(shí)施文檔進(jìn)行追蹤。
（3）便于項(xiàng)目成員之間的交流與合作：描述清楚、完備的文檔便于團(tuán)隊(duì)成員了解實(shí)施過(guò)程中的各項(xiàng)指標(biāo)，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)與實(shí)施團(tuán)隊(duì)之間架起的一座橋梁。同時(shí)，當(dāng)項(xiàng)目有新成員進(jìn)入， 或者是有新人接手時(shí)， 醫(yī)療信息項(xiàng)目實(shí)施文檔可以承擔(dān)起指導(dǎo)新成員快速工作的作用，而不是只能通過(guò)詢問(wèn)原來(lái)的成員來(lái)找到答案。
（4）實(shí)施文檔是人員經(jīng)驗(yàn)提升的最好途徑：對(duì)于醫(yī)療信息項(xiàng)目實(shí)施工程師來(lái)說(shuō)， 善于學(xué)習(xí)與總結(jié)，才是職業(yè)生涯不斷進(jìn)步的基礎(chǔ)。專業(yè)的實(shí)施文檔能夠體現(xiàn)一個(gè)實(shí)施工程師的學(xué)習(xí)與總結(jié)能力， 也是體現(xiàn)一個(gè)醫(yī)療信息項(xiàng)目實(shí)施團(tuán)隊(duì)管理水平的重要標(biāo)志。
（5）有利于項(xiàng)目實(shí)施的監(jiān)控作用：項(xiàng)目的階段性成果是以文檔形式體現(xiàn)的，人們熟知的一句話“項(xiàng)目的運(yùn)作在一定程度上是由文檔驅(qū)動(dòng)的”是有道理的。從文檔的角度來(lái)看， 醫(yī)療信息項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程就是一個(gè)文檔制作與實(shí)施的過(guò)程。
大家都認(rèn)識(shí)到了項(xiàng)目文檔在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中是非常重要的,所以目前的醫(yī)療信息項(xiàng)目實(shí)施工程師都會(huì)把文檔一個(gè)不少地整理好,但實(shí)施工程師在實(shí)際構(gòu)建項(xiàng)目實(shí)施文檔的過(guò)程中,通常用了最快捷的方式--復(fù)制,但就是這個(gè)復(fù)制過(guò)程,實(shí)施工程師并沒(méi)有掌握好如何進(jìn)行復(fù)制,其實(shí)實(shí)施過(guò)程中的模板只是提供了一個(gè)文檔結(jié)構(gòu)而已,實(shí)施工程師只需要按照這個(gè)結(jié)構(gòu),將主要精力放到思考醫(yī)院?jiǎn)栴}上來(lái),類似于在一定的文檔結(jié)構(gòu)下做“填空題”,而不需要重新進(jìn)行文檔組織工作,寫(xiě)一份全新的文檔。同時(shí),實(shí)施工程師可以參考?xì)v史項(xiàng)目實(shí)施的文檔,但不能照搬,每一個(gè)項(xiàng)目都有其特殊性與個(gè)性,如果沒(méi)有在相應(yīng)的項(xiàng)目實(shí)施成果中顯示這個(gè)特性,那我們也就不需要另外再做一次項(xiàng)目,也就沒(méi)有所謂的項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程了。
所以,有了項(xiàng)目實(shí)施模板和實(shí)施案例文檔,實(shí)施工程師可以不用思考如何構(gòu)建文檔格式;
但一定要更貼近醫(yī)院進(jìn)行思考,思考這個(gè)醫(yī)院的具體業(yè)務(wù),以及我們?nèi)绾谓鉀Q問(wèn)題,這才是工程師的核心價(jià)值所在。

（四）構(gòu)建項(xiàng)目實(shí)施文檔體系

在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中,列出可供參考的文檔模板、必須由醫(yī)院簽署的項(xiàng)目成果文檔、可選使用的過(guò)程文檔、相應(yīng)文檔的使用方法、文檔是否受控等,得到項(xiàng)目實(shí)施文檔的清單:基于項(xiàng)目的過(guò)程文檔和關(guān)鍵成果。
參考架構(gòu)：

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